作者：刘磊

中国每个城市的档案馆总是因为存放着各种机要档案而颇有几分神秘色彩，但杭州市档案馆却正在将自己的所有档案向互联网开放。

这天早上，当杭州市档案馆的赵建国副馆长知道有个大学生要求见他时，他万万没有想到，眼前这个大学生的手里，竟然拿着他们从1974年至今的所有与“赤脚医生”有关的馆藏文献资料目录。而且他远从南京大学赶来杭州，只是为了向杭州档案馆索要目录显示的详细信息。

原来，这位大学生是为了完成系里布置下来的自选题论文，他通过网络访问了杭州市政府刚刚上线的网上档案馆系统。由于公开的网上档案馆系统，仅仅支持开放档案内容查找后的条目显示，不能在线阅览全文，因此他才特意从南京赶来，希望能阅览所需信息的全文。

从史料收集开始

其实一年前，赵建国并没打算要为杭州档案馆建一个网上档案馆，而只是想要一个数字化的档案管理方案而已。

当时杭州市政府正打算在杭州建立一座西湖博物馆，同时在馆内建一个西湖文件史料中心，其中不仅要提供国内有关西湖的文献资料，还要有国外的史料。为了完成西湖的文献史料收集，市政府找到了杭州档案馆帮忙。由于档案馆也正想建设数字化档案管理，双方一拍即合，杭州市政府很快批准了档案馆的项目规划。

但该项目开始以后，很快遇到了麻烦。按照杭州档案馆的设计初衷，项目首先要对纸质文件进行数字化扫描。在当时的情况下，深圳、青岛、上海、北京等大城市的档案馆都是这么做的，大家都是在把馆藏文献数字化以后再进行档案馆的业务系统开发，最后通过系统调用数字化档案。 但是负责实施的IBM公司却发现，杭州档案馆的情况与众不同。

杭州档案馆的信息化工作开展得比较早。早在1989年的时候，杭州档案馆就已经实现了微机管理，1991年全部实现了局域网互联，只是当时的信息化主要是使用计算机来替代手工作业，工作流程并没有发生质的改变。

根据杭州档案馆的未来应用规划，单纯的数字化文献并不能提供实用的帮助，因为流程没有变化，大家还是通过题目、关键词等项目进行档案检索。以西湖的资料搜集为例，当档案馆的员工在计算机条目中录入“西湖”两字的时候，只能检索出文献题目或者关键词中含有“西湖”的文献，但是对于一些档案题目中没有西湖，但内容中含有西湖的文件，老系统都无法显示。

于是，咨询顾问们针对杭州档案馆采用了类似于网络搜索引擎的内容管理套件，整合、开发杭州档案馆的采集系统、档案管理系统、信息发布系统和内部办公系统，并将业务网与办公网进行融合，通过门户网站进行查询和搜索。

档案馆的上网历程

因此，杭州档案馆信息化项目，成为了中国第一家真正意义上的网上档案馆工程。然而，正是由于网上档案馆工程是国内首次，国家档案局把杭州列入了网上档案馆的试点城市，以至于后来赵建国说：“在项目进行中，我们面临的压力是超乎想象的。”

为了保证业务的连续和降低风险，项目组将整个项目划分为四大业务系统，包括了网上档案馆的采集系统、档案的管理系统、档案信息的发布系统和整个档案馆的业务办公系统，各系统分开部署和实施，这样可以加速部署和降低日后频繁修改造成的隐患。

采集系统是网上档案馆的信息入口，主要任务包括了对馆藏档案的数字化，也就是纸质档案的数字化。因为目前主要的档案都没有打印稿，还是手写体，比如会议记录、领导讲话等等，全部是手写原件。这些内容必须通过条目录入和纸质档案扫描。另外，杭州档案馆拥有的超过30万卷文件档案，包括录音带、录像带，也要逐步进行数字化。

而在四大系统中，最复杂的就是档案信息的管理系统。它不仅包括了档案的实体接收，比如纸制档案，还包括了接收以后要进行的管理—清查是否完整，有无破损，破损登记和修复，同时，还要生成各种管理数据和登记号码。信息发布系统则是网上档案馆的灵魂，主要功能是对馆藏的各种档案，通过内容检索的方法，提供网络化查找。最后需要实现的，就是将档案馆各个科室的业务流程与档案管理流程结合起来的业务办公系统。

2006年8月1日，杭州档案馆的网上档案馆开始正式运行。也正是从那一天起，杭州档案馆原有的纸质文件与网络办公并存的双轨制被废止，全部业务通过四大系统完成。也就是说，从杭州档案馆内部，到杭州市政府内部，乃至在整个世界范围内使用互联网的用户，都将可以查询到杭州档案馆的档案信息，所区别的只是详细程度不同。

查阅限制何时消除

而从南京赶来的那位大学生，正是杭州市档案馆上网之后迎来的第一位来访者。“真没想到，我们上线以后迎来的第一位拜访者竟是一位大学生。”赵建国回忆说。他承认，在进行网上档案馆系统规划之初，虽然对Internet查询充满期待，但他还是更看好整套系统与政府内部党政专网以及各级机关内网的联网和查询。

的确，尽管杭州档案馆已经实现了档案上网，但是人们在网上却还是不能看到档案的全部内容。人们可以在线查找，但是对于档案全文，由于政策的限制和认证加密技术的不完善，暂时还没有在线开放。不仅如此，尽管根据档案法规定，满30年的档案要向社会开放，但是开放前要求对每一份文件进行鉴定，审查其中的内容，那些涉及到国家机密、包含老百姓隐私的档案，也不能开放。

“即便是国家规定开放的档案，也需要阅览者提供身份证、工作证等合法证件，目前法律法规还没有规定大家想看什么就能看什么，这需要通过网上的身份认证来完成。” 赵建国说。不过，在他的未来网上档案馆二期和三期的计划中，在线开放档案全文将可以实现。至于身份认证，他说：“我想只要与杭州市政府的市民邮箱身份认证相结合就好解决了”。